Applicatie consultant | Implementatie Microsoft Dynamics POL
Functie omschrijving
Gemeente Katwijk heeft besloten om Microsoft Dynamics Project Operations Lite (POL) te implementeren om de efficiëntie en effectiviteit van hun projectbeheer te verbeteren. De eerste fase van de implementatie richt zich op de clusters Projecten Porgramma's en Opgaven (PPO), Planmatig beheer en GOV. In latere fases zal de uitrol plaatsvinden over de overige afdelingen.
Ter voorbereiding is een Assessment Sprint uitgevoerd en een plan van aanpak voor een implementatie opgesteld. Deze Assessment Sprint heeft geleid tot een gedetailleerd overzicht van de eisen en wensen van Gemeente Katwijk. Op basis van deze eisen en wensen is een plan van aanpak opgesteld dat de basis vormt voor de implementatie.
De doelstelling van de implementatie van POL is om de bedrijfsprocessen van Gemeente Katwijk te optimaliseren en te stroomlijnen. Dit omvat onder andere het verbeteren van de urenregistratie en capaciteitsplanning, financiën binnen projecten, kredieten en investeringen en managementrapportages. Voor de urenregistratie wordt TIM Enterprise gebruikt, terwijl Key2Finance wordt ingezet voor de financiën . Vanuit POL zullen er koppelingen met deze systemen gemaakt worden om een naadloze werking te garanderen.
Gemeente Katwijk wil een omgeving op maat laten inrichten om aan de gebruikers te demonstreren hoe POL specifiek voor hun organisatie zal werken. Dit omvat het configureren van POL om te voldoen aan de unieke behoeften en processen van de gemeente. Een demo na het doorlopen van de Assessment Sprint heeft aangetoond dat dit mogelijk is.
De implementatie van POL vereist samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen, waaronder IT, financiën en projectadvies. Het project zal worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de betrokken stakeholders om ervoor te zorgen dat de implementatie soepel verloopt en aan alle eisen en verwachtingen wordt voldaan.
Op te leveren projectresultaten:
Betrouwbare real-time managementinformatie
POL genereert real-time dashboards met actuele gegevens over projectvoortgang, financiële status en capaciteitsgebruik.
Binnen drie maanden na de livegang moet 95% van de managementinformatie op basis van POL gegenereerd worden, zonder aanvullende handmatige correcties.
Dit sluit aan bij de behoefte aan betrouwbare en actuele informatie binnen de organisatie.
De implementatie van POL omvat een meerfasige uitrol en testfase om de real-time gegevens nauwkeurig te maken.
Dit moet bereikt worden binnen drie maanden na de livegang in mei 2025.
Efficiëntie in urenregistratie
POL zorgt ervoor dat geboekte uren automatisch worden geëxporteerd naar TIM, wat dubbele invoer voorkomt.
100% van de geboekte uren moet zonder dubbele invoer in zowel POL als TIM beschikbaar zijn.
Dit verlaagt handmatige inspanningen en reduceert invoerfouten, wat efficiëntie verhoogt.
Het systeem ondersteunt automatische koppelingen naar de bronapplicaties TIM en Key2.
Dit resultaat moet bij de livegang in mei 2025 gerealiseerd zijn.
Tijdsbesparing bij rapportages
POL reduceert de tijd die nodig is voor het opstellen van rapportages door geautomatiseerde en gestroomlijnde gegevensverzameling.
Na implementatie moet de tijd die besteed wordt aan het opstellen van kwartaalrapportages met 30% verminderen ten opzichte van de huidige situatie.
De tijdsbesparing maakt het voor medewerkers mogelijk zich te richten op andere kwalitatieve taken, wat door de organisatie wordt ondersteund.
Gezien de huidige tijdsbelasting bij handmatige rapportage is deze reductie haalbaar met een geautomatiseerd systeem.
Dit moet binnen zes maanden na de livegang in mei 2025 meetbaar zijn.
Verbeterde verantwoordelijkheid en eigenaarschap
POL legt eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor projecten vast door middel van logging.
Binnen zes maanden moet in minimaal 90% van de projecten eigenaarschap correct en volledig geregistreerd zijn.
Het vergroot de transparantie en bevordert teamproductiviteit, wat breed geaccepteerd is.
Door training van key-users en duidelijke procedures is dit een haalbaar resultaat.
Dit moet binnen zes maanden na implementatie in december 2025 gerealiseerd zijn.
De applicatie consultant richt zich specifiek op het functionele en technische aspect van Microsoft Dynamics Project Operations Lite (POL). In samenwerking met de lead consultant en het projectteam speelt de applicatie consultant een sleutelrol bij het inrichten, configureren en optimaliseren van POL. De belangrijkste taken zijn onder andere:
Inrichten en configureren van POL: Configureren van POL om deze af te stemmen op de bedrijfsprocessen van de klant.
Analyse en advies over bedrijfsprocessen: Analyseren van de huidige bedrijfsprocessen en voorstellen van verbeteringen.
Configureren van specifieke modules of functionaliteiten: Verantwoordelijk voor specifieke modules zoals CRM, Productenboek Projecten of HR.
Oplossen van technische en functionele problemen: Identificeren en oplossen van technische problemen of vragen van gebruikers.
Documentatie en kennisoverdracht: Opstellen van gedetailleerde documentatie over de configuratie en werking van POL.
Ondersteuning bij testen: Voorbereiden en uitvoeren van systeemtests, integratietests en gebruikersacceptatietests (UAT).
Opleiding van eindgebruikers: Geven van trainingen en ondersteunen van gebruikers bij het leren werken met POL.
Nazorg en ondersteuning na de implementatie: Bieden van ondersteuning na de livegang van POL.
Samenwerking met technische teams: Nauw samenwerken met technische teams om ervoor te zorgen dat de technische infrastructuur goed functioneert.
Functie eisen
Eisen:
Microsoft Certificering PL-200 en minimaal één MB2-certificering.
Wensen:
Minimaal 3 jaar ervaring als applicatie consultant met implementaties van projectensoftware.
Aantoonbare ervaring met de implementatie van projectsoftware bij minimaal 3 (middel)grote organisaties (>250 medewerkers).
Minimaal 3 jaar ervaring met het implementeren van Microsoft 365CE processen.
Aantoonbare werkervaring met het realiseren van integraties in minimaal 3 projecten.
Competenties:
Analytisch vermogen: Deze rol vereist een sterk analytisch vermogen om complexe bedrijfsprocessen te begrijpen, problemen te identificeren en effectieve oplossingen te ontwikkelen. Dit omvat het vermogen om gegevens te analyseren, trends te herkennen en strategische beslissingen te nemen op basis van deze inzichten.
Communicatievaardigheden: Uitstekende communicatievaardigheden zijn cruciaal voor het effectief overbrengen van ideeën, het leiden van workshops, het geven van trainingen en het onderhouden van relaties met stakeholders. Dit omvat zowel mondelinge als schriftelijke communicatie, evenals het vermogen om technische informatie op een begrijpelijke manier uit te leggen aan niet-technische stakeholders.
Projectmanagement: Deze functie vereist sterke projectmanagementvaardigheden om projecten op tijd en binnen budget af te ronden. Dit omvat het plannen, organiseren en beheren van middelen, het coördineren van teams en het bewaken van de voortgang van het project. Ervaring met projectmanagementmethodologieën zoals Agile of PRINCE2 is een pluspunt.
Probleemoplossend vermogen: Het vermogen om snel en effectief problemen op te lossen is essentieel voor beide rollen. Dit omvat het identificeren van de oorzaak van problemen, het ontwikkelen van oplossingen en het implementeren van deze oplossingen op een manier die minimale verstoring van de bedrijfsprocessen veroorzaakt.
Bedrijfsprofiel
BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:
Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
Snelle betaling.
Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.
