Bestuurs secretaresse

Functie omschrijving

Vacature – Bestuurssecretaresse (inhuur)

Ben jij een ervaren en proactieve bestuurssecretaresse die overzicht houdt, snel schakelt en energie krijgt van werken in een bestuurlijke omgeving? Werk je gestructureerd, ben je discreet en vind je het leuk om bestuurders en directie optimaal te ondersteunen? Dan is deze tijdelijke functie bij de gemeente Etten-Leur iets voor jou! Wij zijn voor een periode van zes maanden op zoek naar tijdelijke ondersteuning voor een:

Bestuurssecretaresse
32 uur per week
Inhuurschaal 8

Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college, de directie en/of het management op een professionele en zelfstandige manier. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het plannen, voorbereiden en notuleren van bestuurlijke en managementvergaderingen
• het beheren van agenda’s en bewaken van afspraken en deadlines
• het verzorgen van correspondentie en het opstellen en redigeren van stukken
• het verwerken en archiveren van bestuurlijke documenten en vertrouwelijke informatie
• het fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• het signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen in werkprocessen

Je werkt samen met twee collega’s van het bestuurssecretariaat en stemt werkzaamheden zorgvuldig af. Door de nauwe samenwerking zorg je ervoor dat iedereen weet wat er speelt en dat vervanging onderling mogelijk is. Je beweegt je gemakkelijk binnen een bestuurlijk-politieke context en weet hier professioneel mee om te gaan.

Wij zoeken een bestuurssecretaresse die zelfstandig, zorgvuldig en servicegericht werkt. Je houdt het hoofd koel in een dynamische omgeving en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Je communiceert helder, werkt gestructureerd en stelt moeiteloos prioriteiten. Daarnaast beschik je over:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting directiesecretariaat of managementassistent
• aantoonbare ervaring als bestuurs-, directie- of managementsecretaresse, bij voorkeur binnen een gemeentelijke of bestuurlijke omgeving
• uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden
• goede digitale vaardigheden (zoals Outlook, Word, Teams en zaaksystemen); wens
• een flexibele houding en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen

• Een tijdelijke opdracht (inhuur) voor circa 6 maanden
• Een werkweek van 32 uur
• Inzet op basis van inhuurschaal 8
• Een professionele en informele werkomgeving binnen een betrokken bestuurssecretariaat
• Afwisselende werkzaamheden in een bestuurlijke context met maatschappelijke impact

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 26-05-26.
• Looptijd: 8 maanden.
• Locatie: Etten-Leur.
• Aantal uren: 32 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 12-05-26.