Documentalist -Project Gerrit Krolbrug

Functie omschrijving

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist -Project Gerrit Krolbrug

Functie Documentalist Locatie en werkwijze Locaties: Leeuwarden, Zwolle, Assen en deels vanuit huis.
Werkwijze: hybride. Functieomschrijving Je bent verantwoordelijk voor het op orde brengen en houden van de archivering van documenten in het projectarchief en het beheer van het Document Management Systeem (DMS). Je zorgt voor een betrouwbare informatiehuishouding door registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en dossiers. Tevens ondersteun en coach je projectmedewerkers bij hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming. Taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het DMS.
• Maken van standaardweergaven en standaard zoekvragen in het DMS.
• Instrueren en begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle projectdocumenten en verplaatsen van documenten/(sub)dossiers.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten en het routeren van post en e-mailstukken.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en inventariseren/melden van verbetervoorstellen voor applicaties.

• Ingericht projectarchief volgens afspraken en kwaliteitseisen (ordeningsstructuur, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling en zelfstandigheid

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis en ervaring met (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• In staat zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen.

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 01-09-26.
• Looptijd: 12 maanden.
• Locatie: Assen.
• Aantal uren: 16 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 03-08-26.