Ervaren secretaresse van de burgemeester

Functie omschrijving

Ervaren secretaresse van de burgemeester/ minimaal 32 uur per week
(De opdracht stopt op het moment dat deze vacature vast wordt ingevuld).

Als coördinerend secretaresse van de burgemeester zorg jij voor goede ondersteuning én overzicht. Jij denkt vooruit, regelt zaken op tijd en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Dankzij jou kan de burgemeester zich richten op bestuurlijke taken. Deze functie is geen standaard kantoorbaan van 9 tot 5. Het komt soms voor dat je in de avonduren of in het weekend werkt, omdat de werktijden van de burgemeester uiteenlopend zijn. Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Dat past goed bij jou, daar krijg jij energie van! 

Wat ga je doen?

• Ondersteuning burgemeester: Je ondersteunt de burgemeester bij de dagelijkse werkzaamheden. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten.   
• Agenda- en mailboxbeheer: Je beheert de agenda van de burgemeester en zorgt voor een goede planning. Ook beheer je de mailbox en de post en stel je duidelijke prioriteiten. 
• Vergaderingen en bijeenkomsten: Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor. Waar nodig verzorg je de verslaglegging. Je zet actiepunten uit en je bewaakt de voortgang. 
• Samenwerking en bestuurlijke ondersteuning: Je houdt overzicht en zorgt voor goede afstemming binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met collega’s van andere afdelingen. Je denkt actief mee met de burgemeester en draagt zo bij aan het realiseren van bestuurlijke ambities. 
• Coördineren: Je coördineert inhoudelijk het team van bestuurssecretaresses, dat bestaat uit 5 collega-secretaresses. Je stemt werkzaamheden af en zorgt voor samenhang in de ondersteuning.

• Opleiding en ervaring: Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en een afgeronde relevante opleiding, bijvoorbeeld Schoevers of vergelijkbaar. Je hebt aantoonbare ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, bij voorkeur als bestuurssecretaresse. 
• Organisatietalent: Je werkt nauwkeurig, kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht, ook wanneer het druk is. 
• Proactieve houding: Je denkt vooruit, neemt initiatief en zorgt ervoor dat zaken goed en op tijd geregeld zijn. 
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert correct, vriendelijk en duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk. Je durft beslissingen te nemen en staat stevig in je rol richting de burgemeester. 
• Bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor de dynamiek binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet professioneel om te gaan met protocollen en bestuurlijke relaties. 

Functie eisen

Eisen:

1. De aangeboden kandidaat heeft bereidheid en mogelijkheid tot onregelmatige inzet (avonden/weekenden).

Wensen:

1. De aangeboden kandidaat heeft ervaring in een aantoonbare positie waarin men ervaring heeft in zelfstandig handelen en het prioriteren van complexe situaties. Handelt proactief en weet wanneer te escaleren in een vertrouwelijke of politieke gevoelige situatie.
2. De aangeboden kandidaat heeft recente aantoonbare ervaring in politiek-bestuurlijke omgeving.

Competenties:

• Opleiding en ervaring: Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en een afgeronde relevante opleiding, bijvoorbeeld Schoevers of vergelijkbaar. Je hebt aantoonbare ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, bij voorkeur als bestuurssecretaresse. 
• Organisatietalent: Je werkt nauwkeurig, kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht, ook wanneer het druk is. 
• Proactieve houding: Je denkt vooruit, neemt initiatief en zorgt ervoor dat zaken goed en op tijd geregeld zijn. 
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert correct, vriendelijk en duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk. Je durft beslissingen te nemen en staat stevig in je rol richting de burgemeester. 
• Bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor de dynamiek binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet professioneel om te gaan met protocollen en bestuurlijke relaties.

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken. 
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: Z.s.m.​​​​​​
• Looptijd: 3 maanden.
• Locatie: Bergen op Zoom.
• Aantal uren: 32 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 14-03-26.