Project Management officer

Functie omschrijving

Voor Gemeente Utrecht is Magnit op zoek naar een Project Management officer: Utrecht heeft jou nodig! De projectondersteuner heeft een ondersteunende, faciliterende en coördinerende rol en draagt bij aan het behalen van het projectresultaat binnen het project Transitie Bedrijfsvoering. Het primaire doel van de functie is om de projectleider te faciliteren bij de uitvoering van het project, met name op administratief gebied, maar ook het op het gebied van strategische (en tactische) besluitvorming. Daarnaast draagt zij/hij zorg voor een efficiënte projectadministratie, planning, verslaglegging, procesbewaking en organisatorische ondersteuning, zodat het projectteam effectief kan functioneren en projectdoelstellingen tijdig worden gerealiseerd.

Positionering: De projectondersteuner is onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering Ruimte en werkt binnen het projectteam Transitie Bedrijfsvoering en legt hiërarchisch verantwoording af aan de projectleider. De projectondersteuner werkt nauw samen met projectleiders, afdelingssecretaris, teammanagers, strategisch adviseurs, interne stakeholders en ondersteunende afdelingen.

Skills:

• De projectassistent zorgt voor overzicht en structuur binnen het project en ondersteunt de projectleider bij het behouden van grip op het werk.
• Hij/zij neemt tijdrovende procesmatige en administratieve werkzaamheden uit handen en zorgt ervoor dat het project op de achtergrond goed wordt beheerst.
• De projectassistent is het eerste aanspreekpunt en de verbindende schakel binnen het projectteam.
• Als rechterhand en sparringpartner van de projectleider signaleren zij samen knelpunten en risico’s en bespreken zij regelmatig de voortgang.
• De projectassistent draagt bij aan de projectbeheersing door het bijhouden van planning, projectfinanciën en acties, en door voorstellen te doen voor beheersmaatregelen.
• Het voorbereiden en coördineren van stukken voor management- en directieoverleggen, in afstemming met de afdelingssecretaris.

Vergader- en procesondersteuning:

• Organiseren, voorbereiden en notuleren van overleggen
• Opstellen en verspreiden van agenda’s, actielijsten en verslagen
• Coördineren van afspraken en bijeenkomsten
• Regisseren bij besluitvormingsprocessen en zorgen voor een zorgvuldige stukkenstroom

Administratieve werkzaamheden:

• Bijhouden van projectdossiers en digitale archieven
• Verwerken van gegevens in projectmanagementsystemen
• Ondersteunen bij rapportages, voortgangsoverzichten en presentaties

Communicatie en afstemming:

• Fungeren als aanspreekpunt voor interne stakeholders
• Ondersteunen bij interne communicatie rondom het project (in samenwerking met de afdelingssecretaris)
• Afstemmen met betrokken afdelingen over voortgang en acties

Resultaatgebieden:

• Actuele en correcte projectadministratie
• Tijdige en kwalitatieve verslaglegging
• Overzichtelijk planning- en actiebeheer
• Goede organisatorische ondersteuning van het projectteam
• Efficiënte communicatie en procesbewaking

Education:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Opleiding in administratieve, secretariële of projectmatige richting is een pré

Werkervaring:

• Ervaring in een ondersteunende rol binnen projecten of programma’s
• Ervaring binnen een gemeentelijke of publieke organisatie is wenselijk
• Ervaring met projectmatig werken

Kennis:

• Kennis van projectondersteuning en administratieve processen
• Bekendheid met MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint, PowerPoint)
• Ervaring met projectmanagementtools en digitale documentbeheeromgevingen

Aanvullende informatie:

• Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest.
• Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.
• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao.
• De aanvraag is ingedeeld in schaal 10 (CAO Gemeenten).
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: zo spoedig mogelijk.
• Looptijd: 219 maanden.
• Locatie: Utrecht.
• Aantal uren: 32 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 17-05-26.