Projectmedewerker Documentcreatie- en sjabloonbeheer

Functie omschrijving

Inleiding:

Voor de uitvoering van het project ‘Vervanging documentcreatie- en sjabloonbeheertool’ zijn wij op zoek naar tijdelijke externe ondersteuning. Dit project levert een belangrijke bijdrage aan de directieopdracht op het gebied van digitale toegankelijkheid en heeft daarmee een hoge prioriteit binnen de organisatie.

Op dit moment beschikken wij intern niet over voldoende capaciteit met de benodigde specialistische kennis en vaardigheden om dit project binnen de gewenste termijn succesvol uit te voeren. Daarom zetten wij in op tijdelijke inhuur van een ervaren professional die deze expertise kan inbrengen.

• Verantwoordelijk voor het opstellen van een plan van aanpak waarbij de onderstaande punten in een planning dienen opgeleverd te worden:
• Het opstellen van een overzicht van zowel eenvoudige als complexe sjablonen en documentopmaak, inclusief representatieve voorbeelden;
• Het in kaart brengen van de benodigde functionaliteiten op het gebied van documentcreatie en sjabloonbeheer;
• Het uitvoeren van een vergelijkingsonderzoek van beschikbare oplossingen (waaronder SmartDocuments en M365), gericht op het ondersteunen van zowel eenvoudige als complexe sjablonen, inclusief een onderbouwd advies voor een te maken keuze;
• De implementatie en optimalisatie van de geselecteerde oplossing(en) voor alle typen sjablonen binnen de organisatie.

Wij ontvangen graag kandidaten die aantoonbare ervaring hebben met vergelijkbare trajecten en die in staat zijn om zowel inhoudelijk als pragmatisch bij te dragen aan een toekomstbestendige oplossing.

De aanvang van de opdracht is 1 juli 2026 en loopt tot 18 december 2026. Er is een mogelijkheid tot verlenging. Deze verlenging wordt voor afloop van de opdracht besproken en de exacte duur is nu nog niet bekend.

Indien t.z.t. mogelijk en gewenst, bestaat de optie om de kandidaat na 1 jaar inhuur kosteloos over te nemen. Hiermee gaat de leverancier automatisch akkoord bij het aanbieden van een kandidaat.

Wij zijn op zoek naar een ervaren en resultaatgerichte projectleider/specialist documentcreatie en sjabloonbeheer die in staat is om een organisatiebreed traject van analyse tot implementatie te realiseren. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het optimaliseren van documentprocessen en het selecteren en implementeren van tooling (zoals SmartDocuments en/of M365).

De ideale kandidaat combineert inhoudelijke expertise met een gestructureerde en pragmatische aanpak en weet complexe vraagstukken te vertalen naar concrete oplossingen. Hij/zij is in staat om zelfstandig een plan van aanpak op te stellen, stakeholders mee te nemen in keuzes en te zorgen voor een succesvolle implementatie die aansluit bij de eisen rondom digitale toegankelijkheid.

• Analytisch vermogen – snel inzicht krijgen in bestaande processen, sjablonen en behoeften
• Adviesvaardigheid – onderbouwde keuzes maken en stakeholders overtuigen
• Technische affiniteit – kennis van of ervaring met documentcreatie- en sjabloonbeheeroplossingen (bijv. SmartDocuments, M365)
• Resultaatgerichtheid – focus op concrete en bruikbare eindproducten
• Doelgroepgerichte communicatievaardigheden – helder en overtuigend kunnen communiceren op verschillende niveaus, zowel mondeling als schriftelijk
• Pragmatisch en oplossingsgericht – van analyse naar implementatie kunnen schakelen

Bovenstaande competenties worden tijdens het gesprek beoordeeld door de gemeente.

Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Bij de gevraagde werkervaring, onder het onderdeel ‘eisen’, is het opgeven van een referentie vereist. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een teamleider/leidinggevende van een recente opdrachtgever, die relevant is voor de uitgevraagde opdracht, zoals opgesteld door Gemeente Amstelveen.

Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. De gemeente geeft aan waarop gescreend moet worden door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag. Dit is afhankelijk van de werkzaamheden die uitgevoerd gaan worden. De gemeente stuurt de extern ingehuurde professional een e-mail met een link waarmee hij/zij de aanvraag voor een VOG kan afronden.

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 01-07-26.
• Looptijd: 6 maanden.
• Locatie: Amstelveen.
• Aantal uren: 20 uur per week.
• Contractvorm: In overleg.

Reageer direct!
De opdracht sluit 07-06-26.