Twee opvangcoördinatoren voor Oekraïense ontheemden

Functie omschrijving

Voor Gemeente Leiden zijn wij op zoek naar een Twee opvangcoördinatoren voor Oekraïense ontheemden

Functieoverzicht

Als opvangcoördinator ben je eindverantwoordelijk voor de opvang van Oekraïense bewoners op twee locaties. De functie kent per locatie een verschillende invulling: bij de ene locatie coördineer en voer je de dagelijkse opvang en exploitatie, bij de andere locatie vervul je een regisserende en verbindende gemeentelijke rol richting de uitvoerende partij. De functie wordt uitgevoerd door twee coördinatoren die gezamenlijk verantwoordelijk zijn. Beide coördinatoren zijn 24 uur per week inzetbaar en hebben één vaste overlappende werkdag voor afstemming en overdracht. Een zichtbare en toegankelijke aanwezigheid op de opvanglocatie is essentieel; thuiswerken is in overleg mogelijk, maar geen standaardonderdeel van de functie. Bij ernstige calamiteiten kun je ook buiten werktijden benaderd worden.

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bewoners bij vragen, zorgen en praktische zaken; signaleren en doorverwijzen waar nodig.
• Bieden van een luisterend oor en een vertrouwde gesprekspartner zijn, met begrip voor persoonlijke verhalen en uitdagingen.
• Zorgdragen voor een veilige, leefbare en respectvolle woonomgeving; signaleren van knelpunten, incidenten en ontwikkelingen en zorgen voor opvolging of opschaling.
• Onderhouden van contacten met gemeentelijke collega’s, betrokken partners, vrijwilligersorganisaties en andere relevante partijen.
• Afstemmen met gemeentelijke overleggroepen over werkafspraken, casuïstiek en benodigde maatregelen.
• Organiseren en afstemmen van doorverwijzingen en afspraken rondom onderwijs, medische zorg en andere voorzieningen voor bewoners.
• Bijhouden en verwerken van mutaties in de bezetting van de opvanglocaties.
• Afstemmen van de inzet en coördinatie van vrijwilligers.
• Bevorderen van heldere communicatie tussen alle betrokken partijen.

• Dagelijkse coördinatie, uitvoering en totale exploitatie van de opvanglocatie.
• Zichtbare en toegankelijke aanwezigheid op locatie om contact met bewoners te onderhouden en signalen tijdig op te vangen.
• Coördineren van de dagelijkse gang van zaken, signaleren en adresseren van knelpunten.
• Onderhouden van contacten met medewerkers, facilitaire partijen, beveiliging, regiogemeenten, inwoners en externe partners.
• Afstemming over receptie, onderhoud, inrichting, inventaris en verstrekking van startpakketten aan nieuwe bewoners.
• Ontvangen van nieuwe bewoners en verzorgen van een passende introductie.

Bij deze locatie wordt de dagelijkse woon- en programmabegeleiding uitgevoerd door de uitvoerende partij. De opvangcoördinator vervult namens de gemeente een regisserende en verbindende rol.

• Fungeren als gemeentelijk aanspreekpunt voor de locatiemanager van de uitvoerende partij en periodiek afstemmen over uitvoering en aandachtspunten.
• Organiseren en faciliteren van structureel overleg tussen gemeente en uitvoerende partij; zorgen voor goede afstemming over verantwoordelijkheden en werkafspraken.
• Beschikbaar zijn als sparringpartner bij vraagstukken, knelpunten of situaties die aanvullende afstemming met de gemeente vereisen.
• Ondersteunen bij incidenten, complexe casuïstiek en situaties waarbij opschaling binnen de gemeente of regio nodig is.
• Verbinden van de uitvoerende partij met gemeentelijke betrokkenen, regionale partners en regiogemeenten wanneer aanvullende inzet of besluitvorming nodig is.
• Bewaken van de gemeentelijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid voor de opvang op locatie.

• Begeleiden van bewoners bij verhuizing naar een nieuwe opvanglocatie.
• Coördineren van de operationele overgang en afstemming van gewijzigde afspraken rondom beveiliging en facilitaire zaken.
• Ondersteunen bij eventuele aanpassingen in de invulling van de opdracht na verhuizing, afhankelijk van toekomstige huisvestingssituatie.

• Beide coördinatoren werken 24 uur per week.
• Er is één vaste overlappende werkdag voor afstemming en overdracht.
• Zichtbare aanwezigheid op locatie is essentieel; thuiswerken is in overleg mogelijk maar geen standaardonderdeel van de functie.
• Bij ernstige calamiteiten kunnen coördinatoren buiten werktijden benaderd worden.

• Zelfstandig, flexibel en daadkrachtig.
• Gemakkelijk schakelen tussen bewoners, de gemeentelijke organisatie en externe partners.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Vermogen om zowel in de dagelijkse praktijk als tijdens incidenten rust, overzicht en structuur te behouden.
• Betrokken en proactieve houding, met aandacht voor een veilige en leefbare opvang.

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 01-11-26.
• Looptijd: 12 maanden.
• Locatie: The Hague.
• Aantal uren: 36 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 13-08-26.